Bagaimana Mengatur Ruangan Presentasi

Mengatur ruangan presentasi memang bukan komponen utama yang harus Anda pikirkan secara mendalam saat ingin menampilkan presentasi. Namun begitu tetap tidak boleh Anda sepelekan. Karena pengaturan ruangan presentasi juga akan ikut menentukan keberhasilan Anda dalam berinteraksi dengan audiens, dan memungkinkan audiens mengikuti presentasi Anda dengan lebih nyaman.
Kaitannya dengan mengatur ruangan presentasi ada 3 hal yang harus Anda ketahui.

Mengatur Tempat Duduk Audiens

1. Theatre Style

Theatre Style di atur seperti ruang pertunjukkan sebuah teater atau seperti ruangan gedung bioskop. Semua kursi menghadap ke depan tanpa sebuah meja.  Di mana ada lorong di tengah yang digunakan audiens untuk memasuki tempat duduk mereka.
Kelemahan Theatre Style, audiens akan kesulitan membuat catatan, karena tidak menggunakan meja. Kecuali kursi yang mereka gunakan memiliki landasan untuk mencatat. Selain itu presenter juga akan sulit mengajak audiens berinteraksi satu sama lain karena posisinya yang tidak saling berhadapan. Kemudian akan sulit juga mengajak audiens untuk bergerak seperti pindah tempat atau yang lain kecuali hanya satu ajakan yaitu mengajak audiens untuk berdiri.
Theatre Style ini cocok untuk presentasi dengan jumlah audiens yang  besar. Seperti kuliah umum, konferensi, seminar akbar atau presentasi sejenis.
2. Classroom Style

Classroom Style tidak juah berbeda dengan Theatre Style, hanya ada sedikit perbedaannya. Theatre Style tidak menggunakan meja sedangkan Classroom Style menggunakan meja. Jadi masih memungkinkan bagi audiens untuk melakukan aktivitas tulis menulis.
Classrom style sering kita di jumpai dalam presentasi-presentasi informasi, di mana presenter menyampaikan informasi kemudian ditambah sedikit dialog atau tanya jawab antara presenter dengan audiens.
3. U-Shape Style

U Shape Style adalah salah satu yang populer untuk penempatan tempat duduk audiens di mana serangkaian meja persegi panjang di bentuk seperti huruf U.
Mengatur ruangan presentasi dengan U Shape Style baik untuk melibatkan audiens dalam sebuah diskusi satu sama lain, karena posisinya yang saling berhadapan. Dengan posisi seperti huruf U, akan membuat semua audiens terlihat sama rata, karena tidak ada yang menempati urutan di depan atau di belakang. Selain itu presenter juga akan lebih leluasa mendekati audiens dengan berjalan ke depan menelusuri lorong di tengah.
Untuk U Style  paling cocok di gunakan untuk presentasi dengan jumlah audiens yang tidak terlampau besar maksimal antara 40-50 peserta. Contohnya seperti presentasi training atau pelatihan, pertemuan direksi maupun meeting manajemen.
4. Boardroom Style

Boardroom style hampir semuanya sama dengan U-shape style, hanya saja untuk boardroom style tidak ada lorong di tengah karena ditengah birisi meja panjang. Sehingga tidak memungkinkan presenter untuk berjalan ke tengah. Bedanya hanya itu saja.
5. Banquet Style

Banquet Style adalah pengaturan ruangan presentasi yang menggunakan meja bundar perjamuan dengan beberapa penempatan kursi melingkar.
Kelemahan menggunakan Banquet Style ini adalah pada saat diskusi atau kegiatan kelompok belum dimulai yaitu pada saat semua peserta masih mendengarkan penjelasan dari presenter.  Ini akan membuat satu atau dua audiens yang tidak menghadap ke presenter harus memutar tempat duduk mereka .
Selain itu Banquet Style ini juga akan banyak menghabiskan space ruangan.
Banquet Style cocok untuk presentasi dengan audiens yang dibuat dalam beberapa bentuk group discussion. Untuk jumlah masing-masing group maksimal 8 audiens.

Penempatan LCD

Untuk penempatan LCD paling baik tergantung di langit-langit ruangan  dengan layar yang diletakkan sedikit di atas presenter, dengan demikian audiens akan melihat layar dengan baik.
Namun apabila posisi LCD tidak tergantung, LCD tetap bisa Anda tempatkan di tengah. Dengan posisi Anda sebagai presenter berada di sebelah kiri atau kanan atau bergantian.Tapi saat berpindah tempat pastikan Anda mematikan layar Anda terlebih dahulu dengan menekan tombol B pada remote presenter Anda. Supaya saat Anda berpindah tempat bayangan Anda tidak akan terlihat di layar.
Selain cara di atas Anda juga bisa menempatkan LCD dan layar dengan cara lain, misalnya untuk Theatre Style, Classroom style dan Banquet Anda bisa meletakkan LCD dan layar Anda di samping kanan, dengan posisi Anda sebagai presenter berada di sebelah kiri LCD dan layar. Dengan catatan, ruangan yang Anda gunakan tidak terlampau lebar.
Penempatan Notebook
Untuk penempatan notebook saya pribadi paling suka menempatkan notebook di depan tempat utama saya berdiri membawakan presentasi. Mengapa demikian? Ini untuk membantu kita melihat catatan pada slide kita. Ini juga akan menghindarkan presenter sering menghadap kebelakang karena membaca slide.
Supaya Anda dapat melihat catatan pada slide Anda, maka Anda harus terlebih dahulu menyeting powerpoint Anda pada format Presenter View.
Demikianlah tadi ulasan sederhana mengenai cara bagaimana mengatur ruangan presentasi terbaik untuk mendukung kesuksesan presentasi Anda. Intinya apapun bentuk pengaturan ruangan presentasi Anda itu semua akan tergantung tiga faktor yaitu ruangan yang tersedia, jumlah audiens dan tingkat aktivitas dan interaksi yang diperlukan.