5 Tips Menyampaikan Presentasi menarik dengan Tepat Waktu

Berapa kali Anda menghadiri presentasi di mana Anda melihat seorang presenter menyampaikan materi presentasi melebihi waktu yang telah ditentukan?

Apa yang Anda rasakan saat itu?

Saya yakin kebanyakan dari kita akan ngedumel, dan berharap presentasi tersebut segera diakhiri. Terkecuali jika presentasi itu memang sangat menarik bagi Anda dan Anda memiliki waktu yang cukup untuk tetap mendengarkannya.

Namun apapun alasannya, sebenarnya melakukan presentasi melebihi batas waktu bukanlah kebiasaan efektif para presenter hebat. Presentasi yang baik harus tetap tepat waktu. Tidak bisa kurang dan tidak bisa kelebihan. Kalaupun kurang dan lebih, selama tidak berlebihan itu masih bisa dimaklumi.

Mengapa Menyampaikan presentasi tepat waktu penting?

Seperti yang sudah saya sampaikan sebelumnya, presentasi yang baik itu tidak boleh kurang dan tidak boleh lebih.

Jika presentasi Anda akhiri sebelum waktu yang diberikan selesai, misalnya waktu yang diberikan kepada Anda 60 menit namun dalam waktu 40 menit Anda sudah mengakhirinya maka audiens bisa menggangap Anda seorang penipu. Terutama jika mereka yang datang dalam presentasi Anda harus mengeluarkan biaya yang tidak sedikit.

Disamping itu audiens juga akan menganggap bahwa Anda tidak cukup kompeten membawakan topik presentasi. Mereka akan berpikir Anda tidak memiliki bahan yang cukup untuk disampaikan kepada mereka.

Untuk masalah ini, ada aturan sederhana yang bisa Anda jadikan pegangan. Misalnya Anda diberikan waktu 60 menit, maka setidaknya Anda harus berbicara minimal 55 menit. Dengan begitu audiens tidak akan merasa ditipu dan audiens tidak akan menganggap Anda tidak kompoten.

Kemudian jika presentasi Anda akhiri melebihi batas waktu yang ditentukan, misalnya waktu Anda 60 menit tapi Anda mengakhirnya di menit ke 75, 80 atau 90 maka Anda telah mencuri waktu berharga audiens. Hal ini akan memunculkan keresahan dalam diri audiens, audiens tidak akan fokus dengan apa yang Anda sampaikan, dan Anda akan kehilangan kesempatan untuk menutup presentasi Anda dengan kuat, karena mereka tidak akan mendengarkan Anda. Kalau pun harus terpaksa lebih setidaknya jangan sampai lebih terlalu lama. Misal lebihnya 3-5 menit mungkin itu masih bisa dimaklumi.

Bagaimana Menyampaikan Presentasi Dengan Tepat Waktu

Menyampaikan presentasi dengan tepat waktu tidaklah sulit. Berikut ada lima tips sederhana yang bisa Anda coba dalam membuat dan melakukan presentasi sehingga Anda bisa memastikan setiap presentasi yang Anda lakukan akan berkakhir sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan.

Apa saja tipsnya silahkan Anda simak dalam ulasan berikut ini

1.      Pastikan Anda tahu betul durasi waktu presentasi

Jika Anda seorang presenter yang diundang oleh sebuah lembaga, event organizer atau yang lain, pastikan Anda tahu persis berapa lama Anda diberikan waktu untuk berbicara. Anda harus menanyakan hal ini kepada pihak terkait, supaya Anda bisa mempersiapkan materi sesuai dengan waktu yang ada.

2.      Rencakan konten Anda dengan baik

Presentasi yang baik harus memiliki konten yang solid. Solid di sini artinya apa yang Anda sampaikan sesuai dengan kebutuhan audiens, pas dengan waktu yang ada, dan terstruktur dengan baik.

Itu artinya sebagai seorang presenter kita harus sadar betul bahwa waktu merupakan salah satu yang membatasi Anda dalam menyampaikan materi presentasi. Sehingga Anda juga harus menahan diri untuk mengembangkan materi Anda secara luas. Jika Anda memiliki pengetahuan yang luas terkait materi yang akan Anda sampaikan, pastikan Anda harus bisa memilih mana poin-poin penting yang akan Anda sampaikan.

3.      Lakukan latihan dengan baik

Sebelum Anda menyampaikan materi Anda secara langsung dihadapan audiens, mungkin Anda tidak dapat secara akurat mengukur seberapa banyak konten yang harus Anda sampaikan dengan batasan waktu yang ada.  Karena dalam presentasi bisa saja ada kemungkinan-kemungkinan terjadi di luar pengendalian Anda.

Untuk memastikan hal ini tidak mengganggu presentasi Anda, latihan adalah cara yang paling efektif untuk mengukur konten Anda dengan waktu yang tersedia. Anda harus latihan layaknya Anda sedang melakukan presentasi. Kalau perlu rekam presentasi Anda, kemudian catat waktu Anda. Jika materinya belum cukup, tambah. Jika terlalu banyak, potong dan buang bagian yang bisa Anda buang.

Setelah selesai mengedit konten, kemudian latih lagi dan lagi sampai Anda benar-benar mendapatkan materi yang baik dan pas dengan waktu yang ada.

4.      Mulailah presentasi dengan tepat waktu

Setelah semua sudah siap, tibalah waktunya Anda tampil untuk melakukan presentasi. Dalam hal ini saran saya datanglah tepat waktu, supaya Anda bisa memulai presentasi Anda tepat. Memulai presentasi tepat waktu akan membatu Anda mengakhiri presentasi dengan tepat waktu.

Bahkan Anda perlu mengonfirmasikan hal ini dengan panitia, karena kadang pihak panitia sendiri membuat acara tidak bisa dilaksanakan tepat waktu. Alasannya sih bisa macam-macam, seperti nunggu seseorang yang dianggap penting, nunggu audiens yang belum datang atau yang lain.

Menghadapi kondisi seperti ini Anda harus berani mengambil sikap tegas, Anda harus berani mengatakan Anda tidak bisa menunggu, karena  presentasi harus segera dimulai. Jangan  terlalu pikirkan audiens yang terlambat. Tapi pikirkan mereka yang sudah datang sejak awal dan sudah menunggu Anda memulai presentasi. Bagi mereka yang terlembat sudah menjadi keonsekuansi kalau mereka harus ditinggal.

Hal-hal seperti ini sebaiknya sudah Anda bicarakan jauh hari sebelum presentasi dilakukan, sehingga segala kemungkinan  bisa diantisipasi dari awal. Termasuk antisipasi peralatan presentasi.

Demikianlah tips bagaimana menyampaikan presentasi dengan tepat waktu. Percayalah ini akan menjadi pengetahuan yang akan meningkatkan keterampilan presentasi Anda, meningkatkan kredibilitas Anda sebagai presenter yang meyakinkan.

Jadi mulai sekarang selalu tanyakan durasi waktu Anda, siapkan konten Anda sesuai waktu yang ada, latih dengan baik dan mulailah selalu presentasi Anda tepat waktu. Saya percaya Anda bisa melakukannya.

Bagaimana menurut Anda?