BEGINILAH STRATEGI MANAJEMEN BFIEFING DAN MEETING EFEKTIF

Fungsi briefing dan meeting adalah

1.      satu cara untuk  pencapaian hasil kerja.

2.      Sarana untuk menyampaikan ekspectasi anda dalam menjalankan prinsip menginspeksi apa yg menjadi ekapektasi anda.

3.      Melakukan follow up action atas komitmen  tim.

Contohnya apabila ada program kerja yang sedang dijalankan fungsi meeting dan briefing ini...untuk mengetahui perkembangan demi perkembangannya agar sesuai target...dan apabila ada kesalahan atau kendala terdeteksi segera di awal....

Bagaimana membedakan meeting dan briefing..?

1.      Meeting

a.       Untuk hal bersifat strategis waktu parsial ( misalnya mingguan..bulanan dan lain - lain)

b.      Fokus pada prioritas utama yang akan dilakukan utk mencapai hasil

c.       Sarana menggali ide - ide dan solusi

d.      Lama waktu bisa 30 - 60 menit atau lebih...

2.      Kalau briefing

  a.       Untuk hal hal yang bersifat taktis harian

  b.      Mengarahkan staf pada fokus ti dakan yg terkait prioritas utama

  c.       Mengetahui kendala harian

  d.      Penyelesaian kendala di luar forum

  e.       Lama waktu 10 - 15 menit saja

Apabila ada kendala yang berat  akan di bicarakan ...sebaiknya dilakukan penyelesaiannya diluar briefing.  Sekarang kita bahas Proses Briefing efektif dulu yaa.. Briefing rersebut bertujuan memotivasi karyawan anda, membuat mereka siap untuk hari itu dengan mengarahkan mereka kepada satu fokus , dan memastikan mereka membuat rencana sendiri

PANDUAN BRIEFING YANG BAIK :

Pembukaan

1.      Awali dengan statement..penyemangat contohnya..." Tim Happy. working..terbaikkk..terhebattt.. sang Juaraaaa.." sambil diteriakan tangan dikepall

2.      Berikan kalimat motivasi dan apresiasi kepada tim yg sukses

3.      Berikan kesempatan kepada tim yg sukses..utk share kesuksesannya....apabila tidak ada kita bisa ganti dengan succes story tokoh dll

Agenda Briefing

Pimpinan Briefing menjelaskan kembali fokus minggu ini. Staff menyampaikan agenda harian yang mengarah pada fokus mingguan ( contohnya target pencapaian harian..progress proposal atau progres program..kasus kasus spesifik yang perlu diselesaikan segera.

Evaluasi

1.      Cek bila ada kendala

2.      Penanganan kendala  dibahas  diluar sesi

Informasi

1.      Program khusus

2.      Kebijakan baru

YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MEETING :

1.      Jadwalkan meeting terlebih dahulu

2.      Informasikan kepada staff minimal 3 hari sebelum meeting

3.      Mandatory wajib hadir

4.      Sebaiknya dilakukan seminggu sekali

5.      Dilakukan saat sebelum memulai aktifitas atau setelah aktifitas

6.      tugas anda adalah sebagai fasilitator bukan keynote speaker.

Tahapan Dalam Menjalankan Meeting

1.      Buka dengan semangat dan kata kata positif

2.      Sampaikan kesuksesan yang diraih tim atau anggota tim untuk membuat mereka termotivasi.
Misalnya :sampaikan fokus dan tujuan tim minggu ini, sampaikan apa topik meeting kali ini, sampaikan apa benefitnya, sampaikan kaitan topik yg dibahas terhadap tujuan tim

3.      Tuliskan topik yg dibahaa dlm flipchart atau white board.

4.      Lakukan brainstorming

5.      Tulis semua ide yg layak diimplementasikan maksimal 48 jam

6.      Pilih ide ide yg paling layak yah.

7.       Urut ide tersebut berdasarkan tingkat urgensinya

8.    Peserta meeting mempertegas komitmen peserta agar merealisasikan hasil.meeting paling lambat 48 jam

9.      Tutup meeting dengan motivasi positif

10.  Hehehehee..seriusss sekali bacanya...tuhh keliatan dari sini...dipelototin HP Nya sampe takutttt

Selanjutnya coba kita teropong 3 perilaku dalam menjalankan komitmen. Tiga perilaku komitmen dalam menjalani hasil.meeting dan briefing maksudnya adalah

Situasi  pertama :

Apabila mereka mengerjakan dan berhasil..yg perlu dilakukan oleh anda adalah..

1.      Secara positif beri penguatan untuk peningkatan performa berkelanjutan

2.      Jadikan sebagai role model..proven best practice

Situasi kedua :

Apabika mereka mengerjakannya dan tidak berhasil ..yang perlu anda lakukan adalah :

1.      Cari tahu tepatnya apakah mereka melakukan dgn benar

2.      Beri Coaching sampai bisa menjalankan dgn benar

3.  Jika mereka melakukan nya dengan CARA YG BENAR tetapi TIDAK BERHASIL...atau tekniknya tidak berfungsi..HENTIKAN

Situasi ketiga

Apabila mereka tidak mengerjakannya...maka yg perlu anda lakukan adalah...anda mesti menciptakan akuntabilitas dan konsukuensi.

Hal yang perlu dihindari adalah : Hindari ketakutan dalam melakukan Follow up.Satu dari masalah terbesar dari anda sebagai pimpinan meeting. Karena tidak mau mengetahui karyawan mereka tidak mengerjakan tugasnya. Kalau seringkali tidak dapat solusi juga, ada cara atau tips menarik di antaranya adalah :

1.      Buat ide program

2.      Buat alasan program

3.      Buat kendala yg akan muncul pada program tersebut

4.      Buat solusinya

Didalam selembar kertas yang tinggal.kita isi..jadi pembahasannya lengkap..ada program..ada alasan..ada kendala..ada solusi sekalian. Mereka disuruh  buat ide program, lalu alasan membuat, ide program, alu kendala. lalu solusinya

Sehingga saat mereka menyampaikan ide program tersebut sudah lengkap beserta analisa kendala dan solusinya. Jadi mereka tidak merasa di kasih pe er.

Semoga Bermanfaat

Agung Tazka Educate

Training – Education - Inspiration